Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

Kerjakan di Weblog Anda masing-masing dengan segala aturan yang sudah diajarkan oleh SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 !!!

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?

Selamat mengerjakan ! Pelajar Sejati, Perjuangannya ? Berkelanjutan ! Pelajar Semelekete, Perjuangannya ? Berhenti !

Jawaban.
1. Mail merge adalah fasilitas yang di miliki MS. Word yang memudahkan user dalam pembuatan surat dengan cepat dan hasil yang baik.

2. Unsur pokok mail merge adalah :
Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu tahapan.a. Membuat dokumen dalam bentuk kata isian.b. Membuat tabel database.c. Mengisi database.d. Menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

3. Database atau basis data merupakan bagian sangat penting dalam sebuah proses pengolahan data. Secara definisi, basis data adalah koleksi data yang saling berhubungan dan memiliki arti dan terorganisasi secara rapi. Data tersebut harus dapat diakses dengan urutan yang berbeda-beda secara logis dengan cara yang relative mudah.

4. Manfaat Database
Selain sebagai pengolah data, Database juga digunakan untuk:
a. Menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi.
b. Mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas.
c. Mudah memodifikasi informasi yang ada.
d. Mengurangi adanya data ganda.
e. Data terpusat dan mudah dikelola.

5. Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:
SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
MS Access, dibuat oleh Microsoft.
Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
DB2, dibuat oleh IBM.

6. Tahap I Membuat Data Source
* Buat data source di Excel dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
* Buat dokumen master surat di Word dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen tersebut jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
* Selanjutnya kita akan memilih data source.
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
* Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
* Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
* Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
* Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama
* Lakukan juga hal yang sama pada Alamat
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>

7. Membuat Dokumen Master
* Buat dokumen master surat di Word dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen tersebut jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
* Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
* Selanjutnya kita akan memilih data source.
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
* Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
* Lakukan juga hal yang sama pada Alamat

8. Cara membuat Data Sources (Source data) dalam Mail Merge:
> Buat file excel yang berisi data orang-orang yang akan dikirimi.
> Buat file master mail merge di MS. Word. Misal nama filenya label.doc
File >> New
* Tools >> Letters and Mailings >> Mail Merge
Maka akan tampil di sebelah kanan panel untuk setting mail merge. Karena kita akan mengeprint di amplop, maka kita pilih dokumennya Envelopes.
* untuk melanjutkan seting mail merge, klik Next. Kita memilihChange
document layout untuk memilih jenis ukuran amplop yang sesuai dengan yang
kita akan gunakan
* Untuk memilih jenis ukuran amplop, pilih Envelope options
* Pilih Envelope size yang sesuai. Lalu klik OK. Maka akan tampil dokumen
dengan tampilan ukuran amplop yang di pilih tadi.
Lanjutkan seting dengan mengklik tombolnext. Sampai tampil jendela yang meminta alamat file data source yaitu file data excel yang sudah kita buat sebelumnya di My Document.
* Pilih file excel data.xls, klik tombolopen.
* Jika data ada di sheet1, maka pilih sheet1, lalu klikOK.
Maka akan tampil data seperti yang ada pada excel tadi
* Klik OK.
Klik Next terus sampai step 6.
Tampilkan toolbar mail merge, jika belum tampil, dengan cara klik View >>
Toolbar >> Mail Merge.
* Untuk menampilkan data-data dari file excel tadi ke amplop, arahkan kursor pada
posisi yang anda inginkan. Lalu klik tombol di samping Insert Word Field.Maka akan tampil daftar fieldnya
* Pilih field yang diinginkan, misalnya pertama kita pilihNama, klik tombolInsert. Lakukan hal yang sama untuk menampilkanAlamat.
* Untuk menampilkan nama dan alamatnya klik
. Untuk menampilkan data selanjutnya klik (>)dan sebelumnya klik (<) 9. 10. Menggabungkan Main Document Surat Mail Merge dengan Data Source1. Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan), dengan cara• Klik tab View• Klik tombol Switch Windows• Klik Surat Undangan pada daftar yang ditampilkan.1. Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source dengan langkah-langkah berikut• Klik tab Maillings• Klik tombol Select Recipients• Klik tombol Use Existing List1. Tentukan folder tempat penyimpanan file Data Source2. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan3. Klik tombol Open. 11. Tentu tidak bisa, hal ini dikarenakan prosedur pembuatan Mail Merge tersebut sudah seperti itu, jadi sudah tidak bisa dirubah lagi. Apabila itu dirubah, maka akan terjadi kesalahan atau error dan akan mempengaruhi pada hasil. 12. Sama seperti no. 11, tentu tidak bisa karena kita harus membuat main document dan data source terlebih dahulu baru selanjutnya keduannya digabunggkan menjadi satu. 13. Klik icon save => ketik nama file dari mail merge => klik save => hasil penyimpanan di cut ke folder yang telah disediakan.

14.

15. klik kanan > klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik ganda

16. klik kanan pilih dan klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik ganda

17. bisa. klik drive – klik 2 kali dokumen mailmerge – edit sesuka hati

18. bisa. Klik drive - klik kanan dokumen mailmerge – pilih dan klik copy – masuk
Kedalam drive yang akan ditempatkan atau masuk pada Ms. word –klik kanan paste

19. bisa. Klik drive – klik kanan dokumeen mailmerge – pilih dan klik delete

20.microsoft outlook

21 microsoft excel, power point, access, publisher, outlook dan lainn-lain

22 microsoft office, produsennya adalah microsoft coorporation

23.open source software karena tersedia dalam bentuk kode sumber yang kode sumber dan hak-hak tertentu lainnya yang biasanya disediakan untuk hak cipta pemegang disediakan di bawah lisensi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mempelajari, mengubah, dan meningkatkan kinerja perangkat lunak. Open source licenses often meet the requirements of the Open Source Definition . lisensi Open source sering memenuhi persyaratan Definisi Open Source

24. tidak bisa karena Ms.Excel, Ms. Power point , Ms Outlook, dan Ms Publisher bukan program pengolah kata sedangkan mailmerge merupakan pengolah kata

25. tidak bisa karena program tersebut khusus untuk microsoft word

26. a. Mudah dan cepat dalam meembuat undangan
b. tidak memakan banyak waktu
c. Tidak melelahkan tangan

27 ya karena setiap dokumen mempunyai beberapa perbedaan di mail margenya contohnya adalah Nama, alamat, ttl, Dan lain-lain

28 Klik copy paste dokumen mail merge dan letakkan di Ms.Word. Kemudian tekan Ctrl-P dan tentukan halaman dan bayak halaman yang diprint. Klik OK Sebelumnya hidupkan dulu mesin Printnya

29. Bisa

30. PDF Adalah sebuah format berkas yang dibuat oleh Adobe System pada tahun 1993 untuk keperluan pertukaran dokumen digital

31. PDF (PORTABLE DOKUMENT FORMAT)

32. Tujuan membuat dokumen PDF :
> PDF/X. Standard ini merupakan sub-bagian dari format PDF yang digunakan oleh industri percetakan.
> PDF/E. Kalo format PDF yang satu ini khusus ditujukan untuk enginer atau teknisi.
> PDF/A. Standard ini khusus ditujukan untuk dokumen-dokumen yang akan dijadikan arsip.
> PDF/UA. Saat tulisan ini dibuat... konon... standard yang satu ini masih dalam tahap drafting atau perancangan. Standard ini dibuat dengan tujuan untuk membuat format PDF yang Universal.

33. Software dari Microsoft word

34. Dengan cara membeli di vendor distributor center bias di Surabaya atau Jakarta

35. Beberapa kelebihan penggunaan software opensource yang telah banyak dikenal adalah :-Dapat melihat Source Code-Modifikasi dan distribusi ulang source code-Memungkinkan tidak tergantung pada satu vendor-Tidak menggunakan format data yang proprietary-Memungkinkan integrasi antar produk-Mengurangi biaya lisensi software

Selain itu ada beberapa hal yang menjadi penghambat penggunaan software open source pada sebuah organisasi.Yaitu tidak adanya bentuk support sales, marketing dan hal-hal yang mendukung penjualan. Hal ini biasanya menjadi pertimbangan bagi sebuah organisasi untuk mengimplementasikan software opensource.

Namun sekarang ini perusahaan besar seperti IBM dan HP membundling produk opensource dengan produk close source mereka. Seperti Websphere dengan Apache, Oracle dengan Linux, SAP dengan MySQL. Software opensource di pasarkan dan di jual dengan cara yang berbeda. Namun justru hal tersebut menjadi kekuatan opensource. Secara terpisah sofwtare opensource mempunyai price/performance terbaik di kelasnya. Secara bersama-sama software opensource menawarkan solusi yang terintegrasi. Software opensource telah membuktikan keunggulan di bandingkan close source dengan metode pengembangan dan pengujian yang unik. Keunggulan close open sourtce aman dari penjarahan orang lain dan kelemahannya jarang diminati oleh banyak orang.

Review of Semester test 2

Lesson                  : ICT                                                   Day/Date         : Wednesday, 15 - 03 - 2011

Class/Program     : X/Core - C                                                                    Monday, 11 - 04 - 2011

Semester              : 2 ( Even )                                          Session             : 2

Name                    : Elok Bashirah Yuliana                    Hour                 : 08.40 - 10.10

                                                                                                                      10.45 - 12.15

Please answer the following questions, short and right !  Please use Full English Version !

QUESTION :

1. Please, specify and each function about all the members of Microsoft Office 2007 !
2. Please, specify and each function about all the members of Pull Down Menu in Ms Word 2007 !
3. Please, specify the function of Office Button in Ms Word 2007 !
4. Please, specify all the members of View Menu in Ms Word 2007 !
5. Please, specify the advantage of Managing Files in Ms Word 2007 !

NOTICE    !

Strictly forbidden to operate a Laptop, Notebook, Netbook, and similar !!!

ANSWER !

1. a. Mc. Access 2007  : Is one of the database processing program is quite sophisticated with a variety    of  existing facilities such as setting the data, creation of forms, making reports, filter data and others.

    b. Mc. Outlook 2007

    c. Mc. Power point 2007

    d. Mc. Word 2007

    e. Mc. Publisher 2007 

    f. Mc. Groove 2007

2.